Jak zarządzać pocztą elektroniczną w swojej działalności zawodowej?

Każdy, kto zaczyna prowadzić rozbudowaną działalność internetową, ma świadomość, jak ważna jest poczta elektroniczna. Na początku ogarnięcie poczty wydaje się błahostką, jednak w momencie, kiedy zaczynasz dostawać większą liczbę wiadomości i okazuje się, że zaczynają Ci umykać ważne maile, zaczynasz doceniać przejrzystość poczty.

Przez lata prowadzenia bloga, a także po ostatnim boomie związanym z realizacją moich zawodowych marzeń, musiałam wyrobić sobie pewne nawyki, którymi dziś chciałabym się z Wami podzielić.


Moja Historia mailowa

Posiadam kilka kont pocztowych. Pierwsze – z końcówką buziaczek.pl, drugie – a.zysk-1991@wp.pl, które powstało, kiedy w dorosłym życiu musiałam dzielić się mailem z wykładowcami, czy wpisać je w CV, trzecie – ściśle związane z moim etatem – służące do kontaktów z rodzicami moich uczniów.

Pierwszym krokiem, jaki kiedykolwiek podjęłam w celu ułatwienia sobie korzystania z kont pocztowych, było podłączenie skrzynek zewnętrznych z wp, do onetu. Pozwalało mi to na logowanie się na jednym koncie pocztowym oraz korzystanie z interfejsu, do którego się przyzwyczaiłam, ale wyobraźcie sobie, ile SPAM-u generowało każdego dnia.

Dlatego w momencie, gdy powstał ten blog, powstał też nowy adres mailowy, dedykowany wyłącznie do tego konta: kontakt@rytmklawiatury.pl, adres ten wygląda bardziej profesjonalnie, jest dziecinnie prosty, a obsługa konta niemal w 100% wolnego od SPAM-u jest inną jakością.

Dlatego trudno się dziwić, że kiedy postanowiłam zająć się poważnie budowaniem swojej marki osobistej, powstała kolejna skrzynka – kontakt@agnieszkazysk.pl, na którą kieruję swoich klientów, zainteresowanych usługami copywriterskimi czy VA.


Klient Poczty

Początkowo mała ilość wiadomości dziennie, skłoniła mnie poszukiwania innych rozwiązań niż logowanie z przeglądarki. Zależało mi przede wszystkim na oszczędzeniu czasu na niepotrzebnych logowaniach, podczas których okazywało się, że skrzynka jest pusta. Dlatego potrzebowałam czegoś, co będzie wysyłać mi automatyczne powiadomienia o nowych wiadomościach. Tak trafiłam na ThunderBird.

Największe zalety? Automatyczne publikacje o przychodzących wiadomościach, łatwość obsługi, prosty interfejs, prosta konfiguracja (przy korzystaniu z najpopularniejszych kont pocztowych, właściwie robi się sama). Jest to świetna konkurencja dla Outlooka. Tak, ThunderBird też jest darmowy!


Kiedy sprawdzać pocztę?

Automatyczne powiadamianie o wiadomościach jest ważne. Jednak w momencie, kiedy Twoje działania na komputerze, to coś więcej niż scrolowanie Facebooka, kiedy zaczniesz korzystać z komputera do pracy, wtedy zrozumiesz, jak ważne jest unikanie rozpraszaczy.

Jeszcze kilka tygodni temu, nie byłam w stanie zrozumieć, czemu ma służyć wyznaczanie sobie godzin sprawdzania maila. Przecież liczy się szybka reakcja. Jednak wtedy ilość maili na mojej skrzynce, równała się kilku tygodniowo. Teraz jest ich kilkadziesiąt dziennie.

Okazało się, że gdy robiłam transkrypcję, słyszałam „plum”, kiedy redagowałam tekst, słyszałam ‚plum”, kiedy robiłam research, słyszałam „plum”, kiedy planowałam pracę, kiedy rozmawiałam przez telefon, kiedy tworzyłam grafiki. Ciągle tylko „plum”, „plum”, „plum”…

Nie zrozumcie mnie źle. Uwielbiam te maile i interakcje z ludźmi. Ale każda z wiadomości ma określoną wartość, każda wymaga mojego zaangażowania i konkretnego działania. Dlatego moment, w którym pracuję, nie jest najlepszy do odbierania powiadomień. Moja uwaga się rozprasza, a ja nie skupiam się ani na mailu, ani na pracy.

Dlatego teraz uważam, że warto ustalić sobie konkretne godziny sprawdzania maila. Ile razy dziennie i w jakich godzinach? To zależy od Twojego układu dnia.

Nie martw się o klientów. Jeśli ktoś pisze maila, nie ma pilnej potrzeby kontaktu z Tobą. Do tego służą telefony. Jeśli ustawisz autoresponder z godzinami, w jakich odbierasz pocztę, wtedy już całkiem możesz mieć czyste sumienie. Każda osoba pisząca do Ciebie, będzie wiedziała, kiedy może spodziewać się odpowiedzi.


Jak zarządzać pocztą elektroniczną?

Ja wypracowałam sobie kilka podstawowych zasad.

Przede wszystkim, skrzynka odbiorcza, zawiera wyłącznie nieprzeczytane wiadomości. Kiedy kliknę w wiadomość, nie ma już odwrotu! Muszę zdecydować co dalej: odpisuję i archiwizuję w jednym z folderów, czy może usuwam. Nie ma tu kompromisów, nie ma rozwiązań pośrednich. Inaczej sama pogubiłabym się w tym bałaganie!

Ustaw autoresponder. Jednak postaraj się, żeby brzmiał on życzliwie. Poinformuj, że wiadomość do Ciebie dotarła, że dziękujesz za nią. Dodaj do tego informację, kiedy odbierasz maile (jakich dniach i godzinach). Dopasuj wiadomość do specyfiki Twojej pracy, zamieść istotne rzeczy, ale też nigdy nie pisz więcej, niż to konieczne.

Właśnie! Rozwlekłym wiadomościom, ciągnącym się jak Hubba Bubba, mówimy stanowcze nie! W swojej wiadomości zawieraj konkrety. Nikomu nie chce się czytać poematów w mailach. Od tego są książki.

Pamiętaj też o automatycznym podpisie. Ja sama jeszcze swojego nie ustawiłam, ale obiecuję, że zaraz się za to zabieram. Co w nim zawrzeć? Imię i nazwisko, nazwa stanowiska, informacje kontaktowe, linki itd.

Podłącz też pocztę pod smartfona, ale ustaw aktualizację ręczną. Dzięki temu będziesz mógł zarządzać swoją pocztą mobilnie, np. podczas podróży.


To najprostsze zasady, jakie wypracowałam sobie na początku mojej działalności, która ma przede wszystkim za zadanie budowanie mojej marki osobistej. Mam świadomość, że w przypadku otrzymywania setek wiadomości, organizacja ta może się zmieniać. Trzymajcie kciuki za powodzenie! Do usłyszenia!

Zapisz

Zapisz

Miło Cię widzieć. Rozgość się!